Aus diesem Grunde haben wir uns im Januar 2020 entschlossen alle Kundenfotos auf einem eigenen Server bei uns in Schelklingen zu hosten und nicht mehr auf einem Fremdsystem bzw. Fremd-Cloud.

Der Grundgedanke zu einer kompletten eigenen Datenverwaltung war schon lange da und die Coronapandemie und die mehrfachen Logdowns haben uns hier die Zeit gegeben dieses Projekt in Ruhe umzusetzen.

Idee und Grundgedanke

Nachstehende Anforderungen haben wir uns als Vorgabe gestellt:

  • Alle Fotos aus unseren Aufträgen sollen den Kunden per WEB einfach und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden, wie wir es von DROPBOX & CO kennen.
  • Die Fotos sollen aber dabei nicht “irgendwo” im Netz sein wo wir nicht genau wissen wo sich diese Server denn befinden.
  • Gleichzeitig sollen Nina (in Ehingen-Kirchen) und Lothar (in Schelklingen) einen gemeinsamen Datenbereich haben in dem die bearbeiteten Fotos zeitgleich 1:1 auf beiden Arbeitsplätzen verwaltet werden können.
  • Es war uns wichtig, das wir von allen Kundenfotos automatisch auch mindestens ein Backup haben.
  • Wenn Nina ihre Fotos bearbeitet und speichert sollen die Daten 1:1 auch auf dem Arbeitsplatz von Lothar verfügbar sein und umgekehrt.
  • Gemeinsamer aktueller Datenbestand auf beiden Arbeitsplätzen
  • das Ganze soll zusätzlich relativ einfach und schnell auch für Kunden zugänglich sein
  • Kunden sollen Ihre Fotos bequem downloaden können
  • Kunden sollen nur Zugriff auf die eigenen Daten/Fotos haben
  • Das Ganze soll gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sein
  • es soll schnell sein und möglichst alle Dateien zeitnah synchronisieren

Umsetzung

Lothar ist bei uns aufgrund seiner früheren beruflichen Tätigkeit im Bereich Netzwerk und IT hier der richtige um dieses Projekt umzusetzen.

Begonnen wurde im Februar 2020 mit dem Aufbau eines LINUX Systems, das als Server dient und mit einer Software ausgestattet wird, die ähnlich wie z.B. Dropbox funktioniert und ins WWW eingebunden werden kann. Wichtig hier war es das die Datenfreigabe und Zugriffsberechtigungen gewährleistet ist und das Ganze auch noch einfach zu handhaben ist.

Bei der Software fiel die Wahl auf NEXTCLOUD aus dem Hause Nextcloud GmbH in Stuttgart

Server:

  • 19″ Servergehäuse
  • Mainboard: ASUS P7H55-M
  • Intel i3 Prozessor
  • 8 GB Arbeitsspeicher
  • 1 TB System SSD
  • 16 Terrabyte HDD
  • Betriebssystem LINUX UBUNTU
  • Verwaltungssoftware: NEXTCLOUD

Netzwerk:

  • 1 Gigabit Netzwerk
  • Vodafone Kabelanschluss
  • VPN Anbindung nach Ehingen-Kirchen
  • FritzBox Cable Router

Hardware aufbau:

Der Server wurde in ein 19″ Industie-Servergehäuse verbaut und mit einer 1 Gigabit-Verkabelung an den Router angeschlossen.

Der Server bekam eine eigene IP Adresse und ist per Web erreichbar. VPN und Firewall wurde eingerichtet.

Auf den Arbeitsplätzen PC1 in Schelklingen und auf dem PC2 in Ehingen-Kirchen wurde je eine 1 Terrabyte-Festplatte hinzugefügt als Laufwerk S:

Die Synchronisation des Arbeitslaufwerkes S: wurde mit der Nextcloud Desktop Software eingerichtet.

Eine durchdachte Verzeichnisstruktur wurde eingerichtet, die identisch jetzt 1:1 permanent auf dem Server und den beiden Arbeitsplätzen synchronisiert wird.

Dadurch wird eine Veränderung in Kirchen automatisch auch auf dem Server und dem Arbeitsplatz in Schelklingen sofort synchronisiert. Das gewährleistet einen identischen Datenbestand an beiden Orten und ein doppeltes BACKUP an getrennten Orten.

Jeder Kunde erhält sein eigenes Verzeichnis, das wir diesem dann passwortgeschützt und auch Zeitlich begrenzt per Link freigeben können.

Bei Fotoaufträgen die Nina und Lothar gemeinsam bearbeiten ist durch die automatische synchronisation alles 1:1 auf beiden Arbeitsplätzen vorhanden und auf dem Server.

Der Kunde kann nun über das Internet und dem mitgeteilten Freigabelink direkt auf seine Fotos zugreifen und diese Downloaden. Der Freigabelink kann zeitlich begrenzt werden und auch mit einem verschlüsseltem Passwort versehen werden.

Wöchentliche Updates des Systems bieten einen optimalen Schutz. Hinzu kommen regelmäßige Security Scans um mögliche Sicherheitslücken zu finden.

Durch diese regemäßige Pflege haben wir das Sicherheitslevel A+ erreicht, was einem Industrie-Standard der oberen Güte entspricht.

Fazit nach inzwischen über einem Jahr im Einsatz:

  • Unsere Arbeitsabläufe wurden erheblich verkürzt durch den gemeinsamen Datenbestand
  • Regelmäßige Updates bieten absoluten Schutz
  • Doppeltes Backup an 2 getrennten Orten
  • Alle Daten bleiben bei uns im Hause und sind nicht “irgendwo” im WEB
  • Businesskunden können mit dem Synchronisationstool alle fertiggestellten Fotos automatisch auch auf die eigenen Rechner synchronisieren
  • Kosteneinsparung und mehr Funktionen gegenüber herkömmlichen Clouds

Im Juli 2020 war dann entgültig Schluss mit Fremdclouds

Es hat sich seit Juli 2020 bewährt die Daten im eigenen Hause zu verwalten.